مقدمه
موجودی یکی از پرارزشترین دارایی های شرکت می باشد که تقریبا 40 درصد از مجموع سرمایه را تشکیل می دهد. مدیران عملیات از دیرباز دریافته اند که وجود یک کنترل موجودی مناسب بسیار حیاتی است. از طرفی هر شرکت سعی در کاهش هزینه ها با نگهداری موجودی در سطح پایین را دارد و نیز از طرف دیگر اگر یک انبار خالی از موجودی باشد مشتری ها ناراضی برمی گردند. بنابراین شرکت باید سعی نماید توازنی بین سرمایه گذاری در موجودی و سطوح خادمات ارائه شده برای مشتری برقرار نماید و همه می دانند که به حداقل رساندن هزینه یکی از مهمترین عوامل دستیابی به این توازن می باشد.
موجودی کالا عبارت است از هر منبعی از کالا که برای رفع نیاز جاری با آینده انبار شده است مانند مواد خام، کالای در جریان ساخت و کالای ساخته شده.
تمام سازمانها دارای نوعی برنامه موجودی و سیستم کنترل می باشند. یک بانک دارای روشهایی برای کنترل موجودی نقدی است. یک بیمارستان دارای روشهایی است که برای کنترل ذخیره های خون و سایر ملزومات مهم است. نمایندگی های دولت، مدارس و همچنین تولید کننده ها و سازمانهای تولیدی به برنامه ریزی موجودی و کنترل آن توجه دارند. در حالتهای محصولات فیزیکی، سازمان باید تعیین کند که آیا محصولات را تولید کند یا بخرد. هنگامی که این موضوع تعیین شد قدم بعدی پیش بینی تقاضا است، سپس مدیران عملیات موجودی لازم را برای پاسخگویی به تقاضا تعیین می کنند.
این جزوه خلاصه ای از کتاب کنترل موجودی مدرسان شریف+جزوه دکتر حسن پور+تمامی نکات استخراج شده از تستهای کنکور کنترل موجودی
کنترل موجودی یکی از دورس تخصصی مهندسی صنایع می باشد که در ارشد از این درس تست مطرح میگردد و یکی از دورس مهم کنکور کارشناسی ارشد مهندسی صنایع می باشد. این جزوه در 28 صفحه به صورت خلاصه و دستنویس مطالب کنترل موجودی را گردآوری کرده است. و نکات مهم تست های کنترل موجودی را نیز بررسی کرده است. در ادامه قسمتی از جزوه آورده شده است.
مراحل ایجاد سیستم کنترل موجودی
سیستمهای کنترل موجودی با یکدیگر متفاوت هستند زیرا آنها را بایستی متناسب با محصولات و شرایط شرکت طراحی نمود. سه عامل کلیدی در طراحی یک سیستم کنترل موجودی عبارتند از: چه موقع و چگونه موجودیها را بازبینی نمود، چگونه درباره ایجاد یک سفارش خرید تصمیم گیری کرد و چگونه میزان سفارش را تعیین نمود.
در طراحی یک سیستم کنترل موجودی، تعداد مشخصی از مراحل در یک تحقیق وجود دارند که عبارتند از:
الف) تجزیه و تحلیل محصولات: براساس ظرفیت پذیرش هزینه سالیانه؛ بر حسب میزان استفاده (واحد)، برحسب تامین کنندگان آنها، میزان تخفیف، سطح سرویس مورد نیاز و احتمال تسریع آنها
ب) در نظر گرفتن روشهای پیش بینی مناسب
ج) تنظيم مسابقه تقاضا بکمک داده های گذشته
د) انتخاب روشهای کنترل و پیش بینی مناسب: محاسبه سطوح ایمنی و مقادیر سفارش، برآورد صرفه جویی نهایی بر مبنای یک نمونه، مشخصات سیستم کنترل و اطلاعات، ارزیابی و انتخاب کامپیوتر یا سایر تجهیزات قابل استفاده تهيه مشخصات کاری برای رویه های دفتری مورد استفاده با سیستم، پیاده سازی گام به گام در کل محیط کار، نمایش نتایج.
عوامل هزینه در کنترل موجودی
در بیشتر مقالات کنترل موجودی و پژوهش های اخیر، عوامل هزینه در کنترل موجودی به چهار طبقه اصلی تقسیم می شوند:
الف – هزینه های سفارش و خرید و یا سفارش ساخت در داخل کارخانه
ب- هزینه های انبار و نگهداری موجودی ها
ج- هزینه کمبود
د- هزینه های مربوط به ظرفيت.
هریک از این طبقات اصلی، به چند نوع هزینه قابل تفکیک هستند که به ترتیب شرح داده می شوند. آنچه اینجا قابل توضیح است توجه به این نکته است که مقادیر سفارشات باید طوری تعیین شوند که هزینه های موجودیها به حداقل ممکن برسد. با اضافه شدن مقدار سفارشات، هزینه های سرشکن شده برای هر واحد در یک دوره زمانی بلندمدت برای طبقه الف کاهش می یابد و بالعکس هزینه های هر واحد طبقه ب افزایش خواهد داشت.
هزینه های سفارش ساخت و خرید
قبل از تفکیک این هزینه ها، بیان این مطلب لازم است که قسمت کنترل مواد و یا سفارشات و یا انبار یک کارخانه معمولا جهت تامین مواد و قطعات، یا سفارش خرید صادر می کند و یا سفارش ساخت تهیه می کند. در مورد اول در صورتیکه ساخت بعضی از قطعات در داخل کارخانه ممكن نباشد و یا غیر اقتصادی باشد، سفارش جهت خرید این قطعات از خارج کارخانه صادر می شود تا از طریق قسمت خرید نسبت به خرید این اجناس اقدام بعمل آید و به انبار کارخانه تحویل شود. در بسیاری از موارد نیز قسمت کنترل موجودی و با سفارشات، قطعات را به داخل کارخانه سفارش می دهند تا توسط قسمت تولید نسبت به ساخت آنها اقدام بعمل آید و به انبار تحویل شوند. در هریک از این دو مورد، یعنی چه در مورد خرید جنس از منابع خارج از کارخانه و چه در مورد سفارش به قسمت تولید می توان چنین توجیه کرد که انبار کارخانه عملا اجناس را خریداری کرده است.
در زیر ردیفهای 1 تا 3 هزینه های مربوط به سفارش خرید و ردیفهای 4 تا 6 هزینه های مربوط به سفارش ساخت توضیح داده می شود
1- هزینه های دفتری: در هر بار سفارش مسلما مخارجی بابت وقت صرف شده توسط کارمندان جهت تهیه سفارش و توزیع آن و تایید مسؤولین مربوطه و کاغذ و فرم، ماشین نویسی، تلفن، فاکس و فعالیتهای مشابه دفتری صرف خواهد شد. این هزینه ها معمولا تابع مقدار و حجم سفارش نیست و در ظرف سال بستگی به تعداد سفارشات دارند.
۲- هزینه های تخفیف در مقابل سفارش: در صورتیکه جهت خرید جنسی، امکان تخفیف باشد و کارخانه از این تخفیف استفاده نکند، عملا می توان گفت هزینه ای مساوی با مبلغ تخفیف به کارخانه تعلق گرفته است. در بسیاری از موارد، فروشندگان جهت تشویق خریدار به سفارشهای با حجم زیادتر به خریدار پیشنهاد می کنند که در صورت بالاتر بودن حجم سفارش از مقدار معین به میزان مشخصی تخفیف در قیمت واحد کالا قائل خواهند شد.
٣- تغییرات فصلی قيمتها: در مواردی بعلت بالا رفتن تقاضا در فصول بخصوص، قيمتها نوساناتی در تابعیت از فصل خواهند داشت، برای مثال ممکن است یک کارخانه تولید کننده لباس، بتواند پارچه های پیراهنی نازک مخصوص فصل تابستان را در اوایل پاییز، در مقایسه با اواخر فصل بهار با قیمت ارزانتری تهیه کند، در چنین صورتی کارخانه جهت استفاده از این امتیاز باید در اوایل پاییز مقدار زیادی از این جنس را سفارش بدهد.
4- هزینه های آماده کردن تجهیزات
در صورتیکه سفارش ساخت مواد و یا قطعات به قسمت تولید داخل کارخانه داده شود، برای هر بار سفارش، قسمت تولید مجبور است ماشین آلات و تجهیزات را جهت ساختن محصول مورد نظر آماده و تنظیم کند و ابزار کار لازم را فراهم سازد. اوقات مدیریت، سرپرستان و کارکنان نیز جهت تنظیم برنامه های مربوطه صرف خواهد گردید. این نوع هزینه ها بستگی به حجم سفارش نداشته و در هر بار سفارش به کارخانه تحمیل خواهند گردید.
٥- هزینه های خرابی محصولات: عموما در شروع تولید و ساخت هر محصول، مقداری محصولات خراب و غیر قابل استفاده تولید خواهند شد تا روشهای تولید، حالت تنظیم شده و ثابتی به خود بگیرند. این مقدار محصولات خراب به کل مقدار سفارش بستگی نداشته و به تعداد دفعات سفارش بستگی خواهند داشت.
6- هزینه های کارگری
هربار که سفارش ساخت قطعه جدید به قسمت تولید داده می شود مدت زمانی وقت لازم خواهد بود تا کارکنان به امور ساخت آشنا شده و به سرعت لازم در توليد جنس برسند. به عبارت دیگر در اوایل تولید یک سفارش بعلت پایین بودن سرعت کار کارگران، هزینه های دستمزد در تولید بالا می رود همانگونه که ملاحظه می شود در کلیه هزینه های ردیف اتاق، مبالغ هزینه در طول یک دوره زمانی مثلا یک سال بستگی به تعداد سفارشات داشته و با مقدار سفارش شده در هر بار رابطه مستقیم ندارند. پس جهت کاهش این هزینه ها روند معمول آن خواهد بود که حجم سفارشات در هر بار سفارش زیاد انتخاب شود و در مقابل تعداد سفارشات در ظرف سال کاهش یابد.
هزینه های انبار و نگهداری موجودیها
هزینه های انبارداری به حجم یک کارخانه بستگی داشته و بدیهی است هرقدر مقدار موجودیهای یک کارخانه زیادتر باشد، هزینه های انبارداری بیشتری را در بر خواهد داشت. انواع هزینه های انبارداری به شرح زیر است:
1- هزینه های سرمایه راكد
بابت خرید و ذخيره اجناس در انبار، سرمایه قابل توجهی مصرف می شود، سود بانکی که به این مبلغ تعلق می گیرد، شامل هزینه ای جهت کارخانه خواهد بود. همچنین در صورتیکه یک واحد صنعتی مبالغ مربوط به خرید موجودیها شامل هزینه ای جهت کارخانه خواهد بود. همچنین در صورتیکه یک واحد صنعتی مبالغ مربوط به خرید موجودیها را بصورت وام دریافت نگرده باشد می توان گفت پولی را که بابت خرید موجودیها پرداخته است می توانست در تولید و با فعالیت دیگری به کار انداخته و از آن سودی بدست آورد. بنابراین استفاده نکردن از این مبلغ پول جهت سودآوری، هزینه ای برای کارخانه خواهد بود. ۲- هزینه های محل و بیمه جهت نگهداری اجناس و کالاها به فضا، حرارت و تهویه، نگهبان و همچنین بیمه کردن کالاها در مقابل خسارات آتش سوزی و سایر خطرات نیاز است و چنین عملیاتی هزینه در بر خواهد داشت.
٣- هزینه های متروکه شدن و قدیمی شدن کالا
بعضی از انواع کالا ممکن است با آمدن کالای جدیدتر به بازار، از رونق افتاده و خریدار نداشته باشند. بنابراین نگهداری آنها احتمال قدیمی شدن و غیر قابل فروش بودن این کالاها را در بر خواهد داشت که در صورت بروز چنین اتفاقی، به کارخانه هزینه تحمیل خواهد شد.
4- هزینه های فاسد شدن کالا
بسیاری از کالاها و محصولات، از جمله مواد غذایی و مواد شیمیایی، در صورتیکه بیش از زمان معین در انبار بمانند فاسد می شوند و برای انبار، هزینه ای را در بر خواهند داشت. لازم به ذکر است که بسیاری از شرکتها در تعیین هزینه های واقعی نگهداری موجودی با مشکل مواجه می شوند و در نتیجه هزینه های نگهداری دقیقا تعیین نمی گردند که در چنین مواقعی کنترل موجودی فساد پذیر برای اقلام ایجاد می شود.
هزینه کمبود
اگر برای محصولی که بطور موقت در دست نیست تقاضایی صورت گیرد زیان اقتصادی بستگی به این خواهد داشت که تقاضا با تاخیر برآورده خواهد شد یا با کالای مشابه ای جایگزین می شود و یا اینکه مشتری، تقاضای خود را پس می گیرد. در همه این موارد، هزینه پردازش اطلاعات و زبان حاصل از لغو تقاضا بخاطر نارضایتی مشتری به سیستم تحمیل می شود. در حالت برآورده شدن تقاضا با تأخیر، هزینه حمل و نقل اضطراری و خرید فوری را باید پذیرفت. اگر محصول مورد نظر برای استفاده در عملیات تولید کارخانه ای تقاضا شده باشد که خود نگهدارنده موجودی همان محصول است توقف خط تولید تا رسیدن محصول مورد نظر مطرح می شود. در صورتیکه کالای مشابهی برای مشتری ارسال گردد که از نظر کیفیتی پست تر از محصول تقاضا شده باشد با عدم رضایت مشتری مواجه خواهیم شد. چنانچه محصول مشابهی که برای مشتری فرستاده می شود از نظر قیمت گرانتر از محصول تقاضا شده باشد زیانی معادل تفاوت قیمت آن دو بر سیستم تحمیل می شود و بالاخره وقتی مشتری از تقاضای خود منصرف شود درآمد حاصل از آن مورد فروش (اگر اتفاق می افتاد) از دست می رود. اما از آنجا که دیگر مجبور به تهیه محصول مورد تقاضا نیستیم هزینه فرصت واقعی که از دست می رود برابر با اختلاف درآمد حاصل از فروش و قیمت خرید آن محصول است. اثرات دیگری نیز از فروش از دست رفته قابل بررسی است و آن این است که مشتری در سفارشات آینده در تصمیمات خود تغییراتی صورت دهد و نیازمندیهای خود را از سازمان دیگری تهیه نماید.
هزینه های مربوط به ظرفیت
هزینه هایی که به ظرفیت مربوط می شوند شامل اضافه کاری، واگذاری، کرایه، آموزش، اخراج و هزینه های توقف می گردند. این هزینه ها، زمانی که نیاز به افزایش یا کاهش ظرفیت وجود داشته باشد یا هنگامیکه ظرفیت خیلی زیاد یا خیلی کم وجود دارد، رخ می دهد.
مشکلات خیلی زیادی در تعیین و بکارگیری هزینه ها در مورد تصمیم گیریهای موجودی وجود دارد. حتی در صورت دسترسی به عواملی که باید در نظر گرفته شوند، رکوردهای حسابداری برای اغلب شرکتها شامل داده های هزینه قابل استفاده فوری و با شکل قابل فهم نمی شوند. دو قاعده اساسی در مورد این هزینه ها اعمال می گردد
۱) آنها بایستی هزینه های واقعی باشند نه هزینه های استاندارد حسابداری
۲) آنها بایستی هزینه هایی باشند که واقعا تحت تاثیر تصمیمات خاصی در نظر گرفته شده قرار دارند.
قبل از بکارگیری داده های هزینه در تصمیم گیری موجودی، بایستی پاسخ سوالات از کجا صرفه جوییها بوجود می آیند و میزان صرفه جویی چقدر خواهد بود داده شود تا مطمئن بود که محاسبات، واقعا موقعیت دنیای واقعی را نشان می دهند.
هزینه های مربوط به عملکرد سیستم
اگر خط مشی های موجودی نیاز به پردازش داده ها و زمان لازم برای مدیریت داشته باشند، هزینه عملکرد سیستم کنترل موجودی تحت هریک از خط مشی های ممکن، باید به هنگام انتخاب بهترین خط مشی مد نظر قرار گیرد. بعنوان مثال، باید در نظر داشت که هزینه خط مشی مرور هر هفته یک بار سطح موجودی، بیشتر از مرور هر ماه یکبار آن است.
مطالب مشابه و مرتبط: