چرا مهندسین صنایع باید مدیریت فرایند یاد بگیرند؟
مدیریت فرایندهای کسب و کار (BPM) یکی از حوزه هایی است که فارغ التحصیلان رشته های مختلفی می توانند به آن ورود کنند از جمله: مهندسی صنایع، فناوری اطلاعات، انواع گرایشات مدیریت، MBA، کامپیوتر و موارد مشابه لیکن مهندسین صنایع در هنگام ورود به حوزه مدیریت فرایندهای کسب و کار از مزیت رقابتی ویژه ای برخوردار هستند. این امر دلایل مختلفی دارد که داشتن نگاه بین رشته ای و سیستمی فارغ التحصیلان مهندسی صنایع دو نمونه از مهم ترین دلایل آنها است. در انتهای این پست آموزش رایگان BPM در 100 قسمت قرار داده شده است.
ضرورت یادیگیری مدیریت فرایندهای کسب و کار
لزوم فراگیری و استقرار مدیریت فرایندهای کسب و کار (BPM) در حال حاضر بر کسی پوشیده نیست ولی در ادامه به ذکر چند دلیل جهت فراگیری مدیریت فرایند اشاره خواهیم کرد.
مدیریت فرآیندهای کسبوکار، رویکرد چشمگیری است که به سازمانها کمک میکند زمان و هزینه فعالیتهای خود را کاهش دهند و با بازگشت سرمایه ارزش بیشتری را بهدست بیاورند. در تحقیقاتی که توسط موسسه معتبر گارتنر در شرکتهایی که در BPM پیشگام بودهاند، صورت گرفت نتایج زیر به دست آمده است:
- 95% بهبود خدمات
- 82% کاهش هزینه عملیات
- 82% افزایش سرعت اجرای فرآیند
- افزایش بهرهوری در همه شرکتهای مورد تحقیق
از طرف دیگر همانطورکه میدانید تقریباً تمام سازمانها در کشور ما بصورت سلسله مراتبی و وظیفه محور اداره میشوند. لازم است در ابتدا نقاط ضعف سازمانهای وظیفه محور یا ساختارهای سلسله مراتبی را به هم مرور کنیم. البته مواردی که در این نوشتار بیان میشود تنها برخی از نقاط ضعف اینگونه سازمان ها است. لازم است کمی تمرکز کنید و نقاط ضعف خاص سازمان خود را شناسایی کنید و بر روی آنها تامل نمایید.
چندین اشکال اساسی به سازمان های سلسله مراتبی وارد است که برخی از مهمترین آنها عبارتند از:
- تمرکز موضعی بر کارایی
- بیگانگی کارکنان نسبت به خروجی نهایی
- عدم علاقه به نتایج نهایی در میان کارکنان
- مانع نوآوری
- قطع ارتباط تولیدکننده و مشتری
- عدم مشتری مداری
- کندی در تغییر محصول
- کاهش مسئولیت پذیری
- ایجاد رقابت بین واحدی
- رشد هزینه های غیرمستقیم
- و…
از طریق استقرار مدیریت فرایند می توان اشکالات فوق را تا حدود زیادی برطرف کرد.
رنج حقوقی شاغلین حوزه مدیریت فرایندهای کسب و کار
از دیگر دلایل یادگیری مدیریت فرایند این است که رنج حقوقی افراد شاغل در این حوزه نسبت به سایر حوزه های شغلی موجود در مهندسی صنایع بالاتر است. به عنوان مثال مهندس صنایعی که دارای مدرک کارشناسی و 3 سال سابقه کار در حوزه مدیریت و کنترل پروژه در حدود 5 میلیون تومان است و همین مهندس صنایع با 3 سال سابقه کار در حوزه مدیریت فرایند 7-8 میلیون تومان دریافتی در ماه دارد.
یکی از دلیل این موضوع یعنی بالا بودن رنج حقوقی افراد شاغل در حوزه مدیریت فرایند کمبود عرضه نسبت به تقاضا است. یعنی تعداد متخصصین حوزه مدیریت فرایند خصوصاً در کشور ما نسبت به سایر متخصصین حوزه های دیگر بسیار کمتر است و این موضوع باعث شده تقاضا و باالتبع پرداختی در حوزه مدیریت فرایندهای کسب و کار بالاتر باشد.
پیشنهاد میشود به منظور آشنایی بیشتر با بازار کار مدیریت فرایند فیلم بازار کار مدیریت فرایند که توسط مهندس رمضانی ارائه شده است را مشاهده نمایید. مهندس رمضانی مولف 12 کتاب در حوزه مدیریت فرایند و سابقه برگزاری بیش از 400 دوره آموزش مدیریت فرایندهای کسب و کار هستند. ایشان موسس مدرسه مدیریت فرایند هستند که به بش از 200 سازمان مشاوره مدیریت فرایند ارائه کرده است.
فیلم اشنایی با بازار کار مدیریت فرایند
مراحل استقرار مدیریت فرایند
به منظور استقرار مدیریت فرایندهای کسب و کار گام هایی را باید طی نمود که در ادامه هر یک از مراحل به طور مختصر توضیح داده شده است. این مراحل برگرفته از کتاب اصول و مبانی مدیریت فرایند (Fundamentals of Business Process Management) است که در حال حاضر بهترین رفرنس در حوزه مدیریت فرایند در سطح دنیا به شمار می رود.
شناسایی فرایند
در این مرحله فرایندهای کسب و کار در قالب یک ساختار سلسه مراتبی شناسایی و مرزهای فرایند و ارتباطشان با همدیگر مشخص میشود. خروجی مرحله شناسایی فرایند، معماری فرایند جدید یا به روزرسانی شده است که نمایی کلی از فرایندها در سازمان و روابطشان با یکدیگر را مشخص میکند. در معماری فرایندها طی یک ساختار سلسله مراتبی اقدام به شناسایی لیست فرایندها از بالا به پایین خواهم کرد.
کشف فرایند
کشف فرایندها مدلسازی فرایند as-is یا وضع موجود نامیده میشود. وضعیت فعلی هر یک از فرآیندهای استخراج شده در مرحله قبل مستند میشود و معمولاً به شکل یک یا چند مدل فرایندی as-is در میآید. دو موضوع بسیار مهم در این مرحله بکارگیری استاندارد BPMN2 بجای فلوچارت و بکارگیری ابزارهایی مثل ویژوال پارادایم بجای Visio است. BPMN کاملترین استاندارد مدلسازی فرایند در جهان است و تقریباً تمام سازمان های خوب دنیا فرایندهای خود را با استاندارد BPMN مدلسازی میکنند.
تحلیل فرایند
در این مرحله، موضوعات مربوط به فرآیندas-is شناسایی و مستندسازی میشود. خروجی این مرحله مجموعهای ساختاریافته از مسائل و مشکلات فرایندهای وضع موجود است. این مسائل به طور معمول از نظر تأثیر آنها، و گاهی اوقات نیز از نظر تلاش مورد نیاز برای حل آنها اولویتبندی میشوند.
دسته بندی کلان روش های تجزیه و تحلیل فرایندها
بطور کلی میتوان در یک دسته بندی کلان روش های تجزیه و تحلیل فرایندها را به گروه تجزیه و تحلیل کیفی فرایندها و تجزیه و تحلیل کمی فرایندها تقسیم نمود.
طراحی مجدد فرایند
این مرحله همچنین بهبود فرایند نامیده میشود. هدف این مرحله شناسایی تغییرات در فرایند برای کمک به حل مسائلی است که در فازهای قبلی شناسایی شده است و به سازمان کمک میکند که به اهداف عملکردی خود برسد. برای این منظور، گزینههای تغییر چندگانه با استفاده از شاخصهای عملکردیِ انتخاب شده مورد تحلیل و مقایسه قرار میگیرند.
پیادهسازی فرایند
در این مرحله، تغییرات مورد نیاز برای حرکت از فرآیند as-is به سمت فرایند to- be باید تهیه و اجرا شود. پیادهسازی فرآیند دو جنبه را مد نظر قرار میدهد: مدیریت تغییر سازمان و مکانیزه شدن فرآیند. همانطور که احتمالا می دانید یکی از بهترین ابزارهای برای مکانیزه نمودن فرایندها، استفاده از نرم افزارهای BPMS است. نرم افزار BPMS با مکانیزه کردن فرایندهای سازمان بدون کدنویسی و یا با کدنویسی حداقلی، اجرای آنها را تسهیل خواهد نمود.
نظارت و کنترل فرایند
هنگامی که فرایندی که طراحی مجدد شده است در حال اجراست، برای تعیین کارایی عملکرد، دادههای مرتبط با توجه به شاخصهای عملکردی و اهداف عملکردی آن جمع آوری و تجزیه و تحلیل میشوند.گلوگاهها، خطاهای مکرر یا انحراف نسبت به رفتار مورد نظر، شناسایی شده و اقدامات اصلاحی انجام می شود. مسائل جدیدی ممکن است در همان فرایند یا در فرآیندهای دیگر بوجود آیند که نیاز به تکرار چرخه دارند.
چگونه مدیریت فرایند کسب و کار یاد بگیریم؟
مدرسه مدیریت فرایند به عنوان بزرگترین و معتبرترین مرجع آموزش مدیریت فرایندهای کسب و کار در کشور، اقدام به طراحی آموزش رایگان مدیریت فرایندها در قالب 100 جلسه نموده است و شما علاقه مندان می توانید بصورت رایگان از این آموزش ها استفاده نمایید. برای ورود به صفحه آموزش بر روی لینک زیر کلیک کنید.